Digitaalinen laatujohtaminen – salamannopeaa ja läpinäkyvää

Digitaalinen laatujohtaminen – salamannopeaa ja läpinäkyvää


Laatupäällikön paras kaveri Excel saattaa joutua tulevaisuudessa romukoppaan, kun laadunhallinnan prosessit digitalisoituvat yrityksissä. Yritysten laatu- ja kehitystyö on vaatinut runsaasti dokumenttien hallintaa. Toimistojen taulukkoekspertit ovat järjestäneet dokumentteja, joita on kasautunut sadoittain, versionumerosta toiseen. Inspectassa suhtaudutaan intohimoisesti laadun kehittämiseen. Yritys tuottaa tarkastus-, testaus- ja sertifiointipalveluita, eli laadunhallinnan palveluita esimerkiksi kiinteistöille ja teollisuudelle. Suutarin lapselle haluttiin kaksi vuotta sitten digitaaliset kengät ja yrityksessä lähdettiin kehittämään moderneja laadunhallinnan työkaluja, jotka antaisivat reaaliaikaisesti selkeän kokonaiskuvan toiminnan tilasta ja laadusta. Haaste oli kova, muutosta varten kaiken toiminnan oli ensin digitalisoiduttava ja ihmisten oli opeteltava uusia tapoja toimia.

Hypätään ajassa taaksepäin vuoteen 2015. Inspectan johtoryhmä ja esimiehet miettivät miten digitalisaatio saataisiin valjastettua parhaiten Inspectan tarpeisiin. Inspecta tarkastaa, testaa ja sertifioi vuosittain mm. satojatuhansia kiinteistöjen laitteistoja, sertifioi johtamisjärjestelmiä ja tuotteita sekä tarjoaa rikkomattoman testauksen palveluita teollisuuden tarpeisiin. Suurin osa tarkastustuloksista virtasi paperisina tarkastuspöytäkirjoina asiakkaille ja niiden yksityiskohtia kirjattiin eri järjestelmiin. Digistrategian valmistuttua yrityksessä päätettiin rakentaa tehokas kenttätyökalu, jolla voitaisiin siirtää kaikki tarkastustulokset ja töiden hallinta iField – toiminnanohjausjärjestelmään, jota pohjautuu SalesForcen teknologiaan. Edessä oli vaativa haaste, joka koskettaisi jokaista inspectalaista. Osa Inspectan asiakkaista oli jo kehittänyt laadukkaita digitaalisen laadunhallintamenettelyn työkaluja, joten kentällä työskentelevät asiantuntijat olivat jo tutustuneet joihinkin toimintatapoihin ja järjestelmiin.

Työkalun rakentaminen oli iso ponnistus, uudistus eteni toimiala kerrallaan. Ensimmäiset liiketoiminnat joutuivat toimimaan hyvin keskeneräisen työkalun kanssa ja antamaan jatkuvasti kehityspalautteita. Työ vaati pitkää pinnaa niin henkilöstöltä kuin kehittäjiltäkin. Tilanne helpottui kuukausi kuukaudelta, kun kenttätyökalua muokattiin paremmin vastaamaan työn vaatimuksiin. Alusta asti periaatteena oli, että kaikki tieto löytyisi yhdestä paikasta, jotta työn laadusta voitiin tehdä ajankohtaisia havaintoja.

Kenttätyökalun lisäksi päädyttiin kehittämään digitaalinen toimintajärjestelmä, käytännössä sisäinen internetsivusto, jossa kuvattiin kaikki työssä tarvittavat toimintamallit, johtamismenettelyt, laadunhallinnan työkalut ja muut työohjeet. Loput tiedot löytyvät intranetistä, joka vietiin kenttätyökalun kanssa samaan digitaaliseen järjestelmään, jotta työntekijöiden ei tarvitsisi kirjautua moniin järjestelmiin päivän aikana. Nyt yrityksen sisäisiin uutisiin, ohjeisiin ja kenttätyökaluun pääsee mistä tahansa laitteelta, puhelimesta, tabletilta tai tietokoneelta.

Kenttätyökalun valmistuttua myös yrityksen sisäisiä laatutoimintoja vietiin järjestelmään, esimerkiksi henkilöiden pätevyydet, vertaisarvioinnit ja asiakaspalautteet. Jos ennen laatupäälliköltä pyydettiin lista henkilöiden pätevyyksistä, kesti aikansa saada ajantasaiset tiedot eri liiketoiminnoilta. Suomessa Inspectan yli 550 henkilön organisaatiossa on kymmeniä päälliköitä, joiden oli toimitettava ja kerättävä tiedot sen lisäksi, että he ovat jatkuvasti kentällä asiakastyössä. Tietojen keruu vei ymmärrettävästi aikaa.

Muutoksen myötä inspectalaiset voivat nyt keskittyä täysillä työhönsä ja saada nopeasti laatupalloja (palautteita, toimeksiantoja jne.) takaisin laatupäälliköiltä. Yrityksen johto ja asiantuntijat saavat reaaliaikaisesti tietää miten laadukasta työ on ja miten laatu kehittyy yrityksen kaikissa prosesseissa, kenttätyössä ja asiakastyössä. Kaikki laatutoiminnot kulkevat nyt kenttätyökalun kautta, joka mahdollistaa läpinäkyvyyden, interaktiivisuuden ja tehokkaan työn laadun mittaamisen. Arvioinnit ja monitoroinnit hoidetaan tänä päivänä täysin digitaalisesti.

”Digitaalinen laadunhallinta ja reaaliaikainen laadunhallintamenettely ovat jo osana monen asiakkaamme arkea.”, kertoo pääarvioija Jyrki Lahnalahti. ”Esimerkiksi riskienhallinta ja sen mittareiden toimivuus, sisäiset auditoinnit, poikkeamien käsittely ja tehtävien hallinta ovat jo monilla asiakkaillamme viety tietojärjestelmiin, joista saadaan ajettua tarvittavia raportteja. Monet laadun parissa työskentelevät pystyvät jo nyt näkemään erilaisten dashboardien kautta laadunhallinnan tämänhetkisen tilan. Digitalisointi auttaa laajan ja yhtenäisen tiedon keräämisessä, josta voi joissakin tapauksissa syntyä yrityksen oma big data. Sen tärkeimpiin hyötyihin kuuluu nopea reagointi poikkeavuuksiin ja mahdollisuus vetää kerätystä tiedomassasta aivan uusia johtopäätöksiä laadun kehittämisen.

Tämäntapainen projekti vaatii kunnianhimoisia tavoitteita yritykseltä ja sitoutumista koko henkilökunnalta. Kun laatua tuottava yritys päättää lähteä digitalisoinnin tielle, sen on ennen laatutyökalujen suunnittelua ajateltava miten tuotteen tai palvelun valmistuksessa ja käytössä syntyvät tiedot digitalisoidaan, jotta kaikki tarvittavat tiedot laadun arviointiin ovat saatavilla. Tässä projektissa suurin työvaihe on ollut kenttätyökalun hankinta, muokkaaminen ja varsinkin oman henkilökunnan koulutus. Onneksi Inspectan työntekijät ovat ymmärtäneet hyvin tarpeen digitalisoida työtä, asiantuntijat ovat olleet tyytyväisiä lopputulokseen. Asiakkaille muutos näyttäytyy tyytyväisenä henkilökuntana ja pöytäkirjojen ja raporttien nopeampana valmistumisena, jolloin heidän toimintansa tehostuu.




Kommentit

Lisää kommentti MyNewsDeskissä »