Sertifiointiprosessi

YHTEYDENOTTO JA ALKUKARTOITUS

1.Selvitämme asiakkaan tarpeet, toiveet sekä järjestelmän valmiuden sertifiointiin. Tässä yhteydessä voidaan tehdä myös sertifioinnin kuiluanalyysi.

2.Varmistetaan Kiwa Inspectan riippumattomuus sertifioinnin toteuttajana sekä yksittäisen arvioijan riippumattomuus.

3.Laaditaan tarjous ja varmistetaan yhteisymmärrys sisällöstä

SOPIMUS

Yhteisymmärryksen merkiksi laaditaan toistaiseksi voimassaoleva sertifiointisopimus. Sopimuksessa ja sen liitteissä määritellään yksityiskohtaisesti kumpaakin osapuolta sitovat vastuut ja velvollisuudet sekä yhteistyön taloudelliset vaikutukset.

ENNAKKOARVIOINTI

Ennakkoarviointi on karkea kuiluanalyysi organisaation hallintajärjestelmän ja standardin vaatimusten välillä. Vaiheiltaan ja järjestelyiltään samanlainen sertifiointiarvioinnin kanssa, mutta laajuudeltaan ja syvyydeltään noin 1/3 siitä ja se keskittyy paitsi hallintajärjestelmän dokumentaatioon niin myös keskeisimpiin ylläpito- ja kehitystoimintoihin.

Ennakkoarvioinnin tärkein hyöty on siinä, että sen avulla organisaatio saa kuvan järjestelmänsä kypsyydestä ja voi kohdistaa kehittämistoimenpiteet mahdollisiin havaittuihin puutteisiin.

SERTIFIOINTIARVIOINTI VAIHE 1

Sertifiointiprosessimme alkaa vaiheella 1, ns. suunnittelukokouksella, jossa nimetty pääarvioija käy läpi ja kommentoi kirjallisesti toimintajärjestelmän keskeisten toimintaperiaatteiden toimivuutta ja dokumentaation vastaavuutta sertifioinnin kohteena olevan standardin sisältöön verrattuna.

Vaiheessa 1 luonnostellaan yhdessä myös sertifiointiarvioinnin ohjelman sisältö.

Vaiheen tarkoituksena on varmistaa järjestelmän ja vaatimusstandardin yhdensuuntaisuus sekä järjestelmän sertifiointivalmius.

SERTIFIOINTIARVIOINTI VAIHE 2

Vaiheessa 2 arvioimme toimintanne eri osa-alueet määrittelyjenne ja kyseessä olevan standardin näkökulmasta.

Arviointi aloitetaan yleensä arviointiohjelman mukaisella aloituskokouksella. Arvioinnissa käydään läpi pääprosessien ja tärkeiden tukiprosessien toteutus ja toiminta käytännössä.  Asiakas saa sertifiointiarvioinnista kirjallisen raportin järjestelmänsä tilasta. Raportissa on selkeästi eroteltu korjaamista vaativat havainnot (ns. poikkeamat) ja kehitysehdotukset. Kun havaitut poikkeamat on korjattu hyväksyttävästi ,yritykselle myönnetään sertifikaatti.

Arvioinnin laajuus ja arviointiryhmän koko määritellään riippuen yrityksen koosta sekä toiminnan luonteesta.

SEURANTA-ARVIOINTI

Järjestelmä tulee arvioida säännöllisesti jotta myöntämämme sertifikaatti pysyy voimassa.

Sertifikaatin myöntämisen jälkeen sovitaan ensimmäisestä seuranta-arvioinnista . Seuranta-arviointien sisältö suunnitellaan yhdessä, jotta arviointi kohdistuu organisaatiolle ajankohtaisiin asioihin ja alueisiin, joissa haluatte parantaa toimintaanne. Kuitenkin niin, että kolmivuotisjakson aikana järjestelmä tulee arvioitua kattavasti.

Ensimmäinen seuranta-arviointi on oltava alle vuoden kuluessa sertifiointiarvioinnista.

UUDELLEENARVIOINTI

Sertifikaatti on voimassa 3 vuotta ja sertifikaatin uudistaminen edellyttää seuranta-arviointia laajempaa arviointia. Uudelleensertifointiarvioinnin laajuus on noin 2/3 osaa sertifiointiarvioinnista (vaiheet 1 + 2)