Koulutusasiakasrekisteri

Koulutusasiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä

Inspecta Oy, PL 1000, 00581 Helsinki, p. 010 521 600, asiakaspalvelu@inspecta.com

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Mari Kuusjärvi, PL 1000, 00581 Helsinki, +358 44 355 6584, mari.kuusjarvi@inspecta.com

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteri on perustettu asiakassuhteen hoitamiseksi. Rekisteriin merkitään ne tiedot, joita tarvitaan koulutusosallistumisen järjestelyissä, laskutuksessa, Kiwa Inspectan viestittäessä tulevista avoimista koulutuksista tai niihin välittömästi liittyvistä palveluista.

Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan nimi, yritys/organisaatio, tehtävänimike, sähköpostisoite, puhelinnumero, yrityksen/organisaation osoite, y-tunnus, laskutusosoite, asiakassegmentti/kiinnostuneisuus muista yrityksen palveluista sekä vapaaehtoisina tietoina syntymäaika, esimiehen nimi, esimiehen sähköpostiosoite ja erityisruokavalio.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Yritys- ja laskutustietoja täydennetään tarvittaessa muista rekistereistä, esim. Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä (Patentti- ja rekisterihallitus), TIEKE ry:n verkkolaskutusosoitteisto.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Osallistujan nimi ja organisaatio lisätään koulutuksessa osallistujille jaettavaan osallistujalistaan verkostoitumista varten. Koulutukseen osallistujan nimi ja organisaatio toimitetaan koulutusmateriaalin palveluntuottajalle nimikylttien ja –listojen tekemiseksi.

Koulutusosallistumisen jälkeen tietoja siirretään Salesforce-asiakashallintajärjestelmään. Siirrettäviä tietoja ovat asiakkaan nimi, yhteystiedot, yritys, koulutuksen nimi, ajankohta.

Viestintäjärjestelmään siirretään asiakkaan nimi, yritys, sähköpostiosoite, tehtävänimike, sähköpostiosoite.

Palautekyselyjärjestelmään siirretään sähköpostiosoite.

Rekisteröidyn nimi ja sähköpostiosoite voidaan siirtää verkkokoulutusjärjestelmään, mikäli koulutus toteutetaan kokonaan tai osittain verkkokoulutuksena.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin kerättyjä tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Koulutukseen osallistuvan nimi ja organisaatio lisätään osaksi koulutuksessa jaettavaa materiaalia, ja on näin ollen muiden osallistujien kesken julkaistava tieto.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot

Koulutusasiakastiedot ovat järjestelmäpalvelun tarjoajan eTaika Oy:n palvelimilla, joiden asianmukaisesta vartioinnista ja valvonnasta eTaika Oy on ilmoittanut sopimuksessaan. Palvelinsalien ulkopuolella säilytettävät tiedot salataan eTaika Oy:n toimesta. Tietoliikenneyhteys käyttäjän selaimen ja palvelinympäristön välillä on salattu.  Tiedot säilötään data centeriin EU:n alueelle.

Kiwa Inspectassa sähköisen järjestelmän käyttöoikeuden edellytyksenä on työsuhde Inspecta Group Oy:n tai sen tytäryhtiön kanssa. Kullakin käyttäjällä on henkilökohtainen tunnus ja salasana, jotka annetaan hänen käyttöönsä työsuhteen ajaksi. Käyttäjätunnukseen liitettyjen käyttöoikeuksien laajuus riippuu henkilön tehtävästä organisaatiossa. Käyttöoikeuksia ohjaa ns. minimitiedon periaate ja niiden käyttöä sekä tarvetta tarkkaillaan säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttötunnus muutetaan sellaiseen muotoon, ettei käyttäjä pysty sitä enää hyödyntämään.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa henkilörekisteriin tallennetut tietonsa. Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti sähköpostiosoitteeseen asiakaspalvelu@inspecta.com.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjausta. Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti sähköpostiosoitteeseen asiakaspalvelu@inspecta.com.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttö suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.