Rekrytointijärjestelmä

Rekrytointijärjestelmä (Sympa HR)

Rekisterinpitäjä

Inspecta Oy, PL 1000, 00581 Helsinki, p. 010 521 600, asiakaspalvelu@inspecta.com

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Satu Kantokoski, PL 1000, 00581 Helsinki, p. 010 521 6356, satu.kantokoski@inspecta.com

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekrytointijärjestelmässä käsitellään työnhakijoiden antamia tietoja itsestään. Hakemuksen on voinut jättää joko avoimena hakemuksena tai hakemuksena tiettyyn täytettävään tehtävään.

Rekisterin tietosisältö

Rekrytointijärjestelmässä käsiteltäviä tietoja ovat hakijan nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, sukupuoli, kotiosoite, tutkintotiedot, työnantaja- ja työtehtävätiedot, henkilökohtainen esittely, kielitaito, matkustusvalmius, ajokortti, oman auton käyttömahdollisuus, palkkatoive sekä ansioluettelo sen mukaan, mitä hakija on täydentänyt järjestelmään. Lisäksi järjestelmässä voidaan ylläpitää henkilön tilannetta rekrytointiprosessin vaiheesta.

Henkilön antamia tietoja säilytetään järjestelmässä enintään 24 kuukautta, jonka jälkeen ne poistuvat järjestelmästä automaattisesti.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jos hakija tulee valituksi työsuhteeseen, rekrytointihakemuksesta siirretään tietoja henkilön perustiedoiksi henkilötietojärjestelmään. Siirrettäviä tietoja ovat sukunimi, etunimet, kutsumanimi, kotiosoite ja syntymäaika.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin kerättyjä tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Manuaalista aineistoa ei synny rekisteristä.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot

Tiedot ovat järjestelmäpalvelun tarjoajan Sympa Oy:n palvelimilla, joiden asianmukaisesta vartioinnista ja valvonnasta Sympa Oy on ilmoittanut sopimuksessaan. Palvelinsalien ulkopuolella säilytettävät tiedot salataan Sympa Oy:n toimesta. Tietoliikenneyhteys käyttäjän selaimen ja palvelinympäristön välillä on salattu. Sympa Oy:n ilmoituksen mukaan henkilötietojen näkyvyys on rajoitettu mahdollisimman suppeaksi ja henkilötietojen käsittelyä tehdään järjestelmätoimittajalla vain perustellusta syystä ja asiakkaan pyynnöstä. Sympa Oy on tehnyt yleisen toimintailmoituksen Suomen tietosuojavaltuutetulle suorittamastaan henkilötietojen käsittelystä.

Kiwa Inspectassa sähköisen järjestelmän käyttöoikeuden edellytyksenä on työsuhde Inspecta Group Oy:n tai sen tytäryhtiön kanssa. Kullakin käyttäjällä on henkilökohtainen tunnus ja salasana, jotka annetaan hänen käyttöönsä työsuhteen ajaksi. Käyttäjätunnukseen liitettyjen käyttöoikeuksien laajuus riippuu henkilön tehtävästä organisaatiossa. Käyttöoikeuksia ohjaa ns. minimitiedon periaate ja niiden käyttöä sekä tarvetta tarkkaillaan säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttötunnus muutetaan sellaiseen muotoon, ettei käyttäjä pysty sitä enää hyödyntämään.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa henkilörekisteriin tallennetut tietonsa. Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti sähköpostiosoitteeseen asiakaspalvelu@inspecta.com.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjausta. Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti sähköpostiosoitteeseen asiakaspalvelu@inspecta.com.