Sertifikaattien, arviointien ja tarkastusten hallintaohjelmisto

Sertifikaattien, arviointien ja tarkastusten hallintaohjelmisto

Rekisterinpitäjä

Inspecta Sertifiointi Oy, PL 1000, 00581 Helsinki, p. 010 521 600, asiakaspalvelu@inspecta.com

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jyrki Lahnalahti, PL 1000, 00581 Helsinki, p. 010 521 600, jyrki.lahnalahti@inspecta.com

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriin merkitään ne tiedot, joita rekisterinpitäjä tarvitsee työntekijöistään, alihankkijoistaan ja asiakkaistaan hoitaessaan järjestelmä- ja tuotesertifikaattien hallintaa ja näihin liittyvien arviointien ja tarkastusten toteuttamista ja raportointia.

Tietojen käyttöalueet ovat: postitukset (ml. asiakasviestintää) ja em. tehtävissä tarvittavat yhteydenotot ja raportoinnit.

Rekisterin tietosisältö

Ohjelmistoon kerätään seuraavat tiedot:

  • asiakkaat: henkilön nimi, tila, tehtävä, rooli, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • työntekijät ja alihankkijat: nimi, käyttäjätunnus, arvonimi, tila, sähköpostiosoite, puhelinnumero, henkilönumero, arvioija- tai tarkastajapätevyydet, koulutus, kielitaito, arviointi- ja tarkastuskokemus

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyiltä itseltään. Pätevyystiedot tuodaan rekisterinpitäjän muista tietovarannoista manuaalisin keinoin ja kokemustieto tuotetaan ohjelmiston omista arviointi- ja tarkastustiedoista.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Kaikkien rekisteröityjen tietojen osajoukkoja (käytännössä vain nimi) tulostetaan asiakkaille toimitettaviin arviointi- ja tarkastusraportteihin.

Laskuihin (tekninen rajapinta Wintime-ohjelmistoon) siirtyy työntekijöistä ja alihankkijoista henkilönumero.

Asiakastyytyväisyyskyselyihin siirtyy asiakkaan yhteyshenkilön sähköpostiosoite sekä työntekijöistä ja alihankkijoista nimi, yksilöllinen tunniste sekä rooli kyseisessä arvioinnissa tai tarkastuksessa.

Asiakkaiden yhteystiedoista koostetaan tiedotustarpeisiin sähköpostien osoitelistauksia.

Työntekijöiden ja alihankkijoiden yhteystiedoista koostetaan tiedotustarpeisiin sähköpostien osoitelistauksia.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin kerättyjä tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Tuotetut raportit ovat tietoluokkaa LUOTTAMUKSELLINEN, mikä rajaa tietojen saatavuuden asiakaskohtaiseksi.

Osoitelistaukset suojataan rekisterinpitäjän yleisten vastaavien tilapäisten henkilötietorekistereiden suojausperiaatteiden mukaisesti.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot

Ohjelmistoon pääsevät kirjautumaan vain sen rekisteröidyt käyttäjät antamalla henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Tietoihin ei ole pääsyä ulkopuolisilla eikä organisaation henkilöillä, joilla ei ole tunnuksia järjestelmään. Pääsyoikeuksia hallinnoidaan Kiwa Inspectan toimesta.

Järjestelmässä ei ole arkaluontoisia tai salassa pidettäviä henkilötietoja.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa henkilörekisteriin tallennetut tietonsa. Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti sähköpostiosoitteeseen asiakaspalvelu@inspecta.com.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjausta. Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti sähköpostiosoitteeseen asiakaspalvelu@inspecta.com.